マルチタスク時間管理をどう処理するかが、働き方を変えるということではないか、と常々思っているという話

ついさきほど、「時間管理アプリ」の基本的な使い方を振り返って、タスク管理の方法について常々思っていたことが少し整理できたように感じられています。
アプリの使い方についても、記事下に加えるので、ぜひ参照ください。

「忙しい」と感じる人は、具体的にどのくらいの用事を抱えているのか。あるいは、未処理の用事がどのくらいあると「忙しい」と判断するのでしょう?
そんな疑問をまずあげながら論を進めていきます。

スケジュール管理=手帳は、いまも顕在

スマホ以前、PDAというものがIT業界では当たり前に使われ始めていた頃からずっと、紙の手帳は使わなくなっています。「ほぼ日」が上場企業の仲間入りをしましたが、あの会社の売上は多くは「ほぼ日手帳」などの物販です。手帳ニーズがそこまで大きいとはちょっとした驚きでもありました。
ところで、手帳の役割はスケジュール管理です。期代わりのタイミングでは、書店や文具売り場には手帳がずらりと並びますが、その販売部数は1億冊に及ぶという事実はご存知ですか? ちょっとした細部のこだわりが大きなマーケットになるという点では、家計簿も同じです。時間管理アプリのマーケティングを考えるにあたって、家計簿マーケットは大いに参考にすべきではないかと思うのです。

さて、タスクの数、プロジェクトの数という数字では「忙しさ」のデータが取得できないわけですが、これが時間と慣れば簡単に数字が見つけられます。例えば、「忙しい」と感じている人たちの週の労働時間は約50時間だという数字。週8時間で、40時間になるわけですが、往復通勤時間も勤労者の側からすれば労働時間と変わりませんので、もし通勤時間が1時間の人であれば、この50時間は越えてしまいますね。

次に、「8760時間」という数字。
なんのことはない、 24時間×365日、つまり1年間を時間で表した数です。
その時間の中で、仕事、家事、育児それに趣味や友人との交流などに時間を使い分けているわけです。
会社で働く時間数だけでみれば、土曜日も出勤していた60年70年代には 2,300時間/年であったのが、現在では 1,850時間にまで減少しています。が、一方で、一人あたりが接触する情報量(仕事量)はなんと20倍にも膨れ上がっています。それだけ、1時間あたりの仕事量(労働密度)は増えているのだと言えるでしょう。

さらに、「忙しい」と言う人が増えたのは、会社の人員削減で、これまで3人で担当していた仕事を2人でできるように効率化を求められたり、会社以外でもさまざまな雑用や人付き合いがあたりまえのようにあるのが現代の社会人のありのままかもしれません。

結論として、単純な時間管理ではもはや済まないのではないかということ

先の手帳でのスケジュール管理に戻りましょう。
ほとんどの手帳は、同じ時間に一つの予定しか登録することができません。ダブルブッキングはもちろんNGでしょうが、同時進行で複数の用件を済ませたいことはよくあること。共働き世帯では、仕事中に家庭の用事をどうしてもしなくてはいけないことも多々あるでしょうし、副業のつもりで行なっているサイト運営もタイミングよく指示を出さないと大きな損につながることもあるかもしれません。懐かしい友達からメールが重要な相談事かもしれないし、多くの人の問題として同じ時間でやりたいことや考えることが山のように積もっているという事実。

つまり、一度に一つの仕事しかしない「シングルタスク」から、複数の仕事を同時にフォローする「マルチタスク」型に変化しているといういうことです。

本来、人間の脳はマルチタスクで物事を考える仕様になっています。
したがって、これが自然とも言えますが、現実的に同じ時間に2つ以上の仕事を行なうことは不可能でもありました。これが可能になったのは、言うまでもなくITによる恩恵です。情報収集や管理の方法に加えて、各種の作業や取引が電子的に行なえるようになったことから、頭脳労働が主体であればマルチタスク型のワークスタイルを実現することも用意になっています。

マルチタスク型のスタイルで、重要なポイントは、

・優先順位を的確に判断できること
・スケジュールが明確なこと
・方法が定まっていること
の3点ではないでしょうか。
改めて書き出してみると、以前から時間管理術として上げられていることに等しいことです。

「長い時間働けば働くほど、成果が上がる」という過去の考え方は、もうこれから通用しません。

子どもたちや若い世代に伝えるべきは、
「長時間労働を止め、自分の時間を取り戻し、自分の意思で働く人が増えることが利益の最大化につながる」という価値観でしょう。

マルチタスクで消化していくべきタスクを効率よく消化するにはやはりそのための方法が必要です。

TimeCrowd(タイムクラウド)の使い方を徹底紹介

新しくなった!時間管理アプリ「TimeCrowd(タイムクラウド)」の使い方をマスターしよう


「TimeCrowd(タイムクラウド)」の使い方や活用法を解説していきます。
「TimeCrowd(タイムクラウド)」は入門編としてぴったりの極めてシンプルなアプリケーションです。

TimeCrowd(タイムクラウド) のユーザーになる

TimeCrowd(タイムクラウド)では、新規アカウントやパスワードの発行は不要です。
「無料で使ってみる」あるいは「ログイン」をクリックすると、Googleのログイン認証画面になりますので、Googleアカウントをお持ちの場合はそのまま、お持ちのアカウントでログインしてください。


Googleの認証画面で「許可」をクリック(タップ)していただけば、「TimeCrowd(タイムクラウド)」画面が開きます。

TimeCrowd(タイムクラウド) 基本的な使い方

「TimeCrowd(タイムクラウド)」の基本的な使い方は、何か行動を始める時に行動名を入力して、スタートボタンを押すだけ。そして行動が終わった時にストップします。基本的な使い方は、これだけです。


メイン画面にある「マイタスク」タブ画面が選択されている状態のはずです。
「新しいタスク」という表示のあるところをクリック(タップ)すると入力できる状態になります。
行動名を入力してください。「スタート」ボタンで行動記録開始、記録が始まると表示されているタイマーが秒単位で時間を刻んでいきます。
もう一度ボタンを押すと「ストップ」となり行動記録終了というのが基本的な使い方になります。

行動記録はカテゴリー分けが可能です。
何に時間を使っていた分類をして集計が可能になります。

さらに詳しい解説は、「時間管理.com」で確認ください。